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étape 5 Exporter au quotidien

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    Le traitement de la commande export demande un minimum d’organisation. Pour un bon timing et pour ne rien oublier, l'implication de différents intervenants oblige. Voici la check-list des opérations qui vont de la réception de la demande de devis jusqu’à l’encaissement du paiement de la vente export.

     

    > Demande de devis reçue

    Lors de la prospection ou directement par l’entreprise.

     

    > Devis émis comporte a minima

    • Produits(s) – quantité – poids
    • Prix
    • Lieu de livraison précis en fonction de l’Incoterm utilisé (> lien page Incoterms)
    • Emballage
    • Conditions particulières de vente (ou les CGV adaptées)
    • Délai de livraison
    • Conditions de paiement 

    Il est préférable que le devis soit écrit.

     

    > Facture pro-forma

    Elle est l’équivalent de la facture commerciale qui sera émise (mêmes mentions, mais montants pouvant encore varier).
     

    > Elle peut être utilisée comme accusé de réception de la commande reçue suite au devis émis.

    > Elle remplace souvent le devis lors des commandes/expéditions répétées

    > Elle indique l’utilisation d’un crédit documentaire ou d’une lettre de crédit standby

    > Elle sert à l’acheteur dans certains cas pour anticiper les procédures d’importation

    > Elle ne peut pas être utilisée pour le dédouanement (sauf envoi des échantillons).

     

    > Cotation transport

    Il s’agit d’avoir une cotation précise de son panel de transporteurs/transitaires déjà consultés à titre indicatif lors de l’établissement du devis.

    Elle varie selon les poids et volumes, les modes de transport utilisés, l’Incoterm retenu et l’assistance incluse.

  • > Documents d’expédition

    Les marchandises doivent être accompagnées des documents nécessaires, mais comme il y a plusieurs circuits, certains documents diffèrent.

     

    Avec les marchandises expédiées

    • Liste de colisage, de préférence à double entrée (par colis et par produit)
    • Titre de transport (document obligatoire)

     

    Pour la douane

    • Déclaration en douane sur le Document administratif unique (DAU) qui comprend obligatoirement le classement tarifaire des produits expédiés suivant la nomenclature douanière, leur valeur en douane et leur origine)
    • Facture commerciale hors taxes (valeur en douane, classement tarifaire, Incoterm appliqué, éventuellement indication d’origine des produits).
    • Certificat d’origine des produits délivré par les CCI.
    • Autre documents associés : liste de colisage, document de transport et assurance du fret
    • Éventuellement, une licence d’exportation pour les biens et technologie à double usage civil et militaire (Guide des BDU)

     

    Documents à transmettre au client

    • Liste de colisage
    • Facture commerciale émise
    • Documents suivant la réglementation locale à l’importation (exigences bancaires et obligations légales). Transmis directement (pour le dédouanement) ou accompagnant le paiement par remise documentaire.

     

    Circuit de paiement par réseaux bancaires

    • Crédit documentaire ou Crédoc (documentation variable, souvent lourde, risques d’irrégularités, coût)
    • Lettre de crédit stand-by (garantie de paiement, documentation allégée). Possibilités d’utilisation quasi universelle (sauf quelques pays) mais elle semble réservée par les exportateurs français aux seuls pays anglo-saxons. 
       

    Circuit fiscal (récupération de TVA)

    • Justificatif d’exportation pour appuyer la demande de remboursement de la TVA, la facture export étant hors taxes. 

     

    > Formalités de douane

    La France, comme tous les pays, apprécie de voir ses produits quitter le territoire et va être surtout intéressée par le décompte statistique. Au passage, l’exportateur va pouvoir justifier l’exonération de la TVA sur ses facturations export. La déclaration détermine également l’application des droits et taxes à l’arrivée pour le client. Les contrôles sont opérés sur certains biens dits sensibles.

     

    Trois éléments sont à déclarer lors du passage en douane à l’expédition, hors UE. Sur le Document administratif unique (DAU), obligatoire, on trouvera :

    - l'espèce tarifaire (classement des produits dans la nomenclature douanière)

    - l'origine des produits (certificat d’origine)

    - la valeur en douane des marchandises  


    La procédure est dématérialisée. Voir le Passage en douane

     

    Et pour les ventes dans l'UE ?

    Pour les ventes de biens à l’intérieur de l’Union européenne : pas de formalités douanières ni de contrôle aux frontières. Les entreprises remplissent tous les mois une Déclaration d’échanges de biens (DEB) avec l’ensemble de leurs échanges intracommunautaires.
    Pour les services, c'est une Décalration européenne de services (DES) qui est à effectuer.
     

     

  • > Assurances et gestion des risques

    Les risques sont par nature très variés et un peu plus nombreux à l’export que sur le marché domestique. On peut s’assurer pratiquement contre tout, mais raisonnablement, il vaut mieux se garder d’un excès de pessimisme sur les risques possibles. Sans pour autant de tomber dans l’excès inverse, où par optimisme, toute assurance serait considérée comme superflue.

     

    Parmi les solutions d’assurance habituellement utilisées :

    • Assurance transport : option obligatoire dès que vous prenez en charge une partie ou tout le transport
    • Assurance-crédit : comme son nom l’indique, elle garantit les paiements à crédit de vos clients
    • Assurance-change : permet de minimiser les fluctuations des changes sur des contrats isolés ou des encours d’échanges
    • Suivant les destinations, d’autres garanties sont envisageables : contre le risque politique, non-transfert (paiement en devises suspendu), etc.

     

    > Gestion des documents retours

    Avant tout, il faut justifier la sortie fiscale des marchandises, puisqu’il n’y a aura aucun versement de TVA correspondante à la facture émise. À côté de la mention « sortie le » sur la déclaration dématérialisée, il faudra conserver des documents de transport (liste limitative), comme justificatifs complémentaires pour l’exonération de TVA à l’export.
     

    Les documents liés aux procédures bancaires (Crédoc, Lettre de crédit) seront à collecter et à transmettre pour finaliser le règlement du dossier

     

    > Réception du paiement

    La conclusion normale du traitement de la commande export. Dans le cas contraire, c’est l’action en recouvrement qui devra être lancée.

     

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